Algunos autores entienden por Cumplimiento Corporativo, el conjunto de actividades mediante los cuales las organizaciones regulan su propio actuar para asegurarse que se ajustará a las disposiciones y regulaciones legales que le sean aplicables.
Otros, como la conformidad de la organización con esas disposiciones legales, estándares y políticas; y otros, como la suma de reglas o principios relacionados entre sí adoptados por las organizaciones con la intención de ajustar su actuar a disposiciones legales del o de los ordenamientos jurídicos que le sea aplicable o aplicables.
La World Compliance Asociation -que podría decirse una autoridad en la materia- entiende por Cumplimiento Corporativo, el “…conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.”
Respetuoso de los conceptos y autores, antes de emitir uno propio, prefiero hacer un ejercicio de caracterización del Cumplimiento Corporativo:
¿Qué?
Para quienes por primera vez entran en contacto con esta disciplina, es oportuno confirmarles, que en efecto, el Cumplimiento Corporativo tiene que ver, primigeniamente, con el cumplimiento de la ley, entendida ésta en el sentido más amplio posible, incluyendo pero no limitada a disposiciones contenidas en constituciones, códigos, leyes, reglamentos, decretos, etc., relacionadas con casi infinitivas áreas del derecho, por mencionar solo algunas –pues todas son importantes- derecho de sociedades, derecho civil, penal, protección al protección al consumidor, derecho del trabajo, tributario, protección de datos, medio ambiente, entre otros; de aplicación general o específica a ciertas organizaciones, como por ejemplo, en razón de la actividad económica desarrollada (caso de las regulaciones aplicables al sector bancario, financiero y seguros; o al sector de telecomunicaciones o al aeronáutico o simplemente al área de expendio de licores). Pero además, este cumplimiento puede ampliarse o abarcar también:
a) Políticas o regulaciones propias o dictadas por las organizaciones (C.p.ej., códigos de ética o conducta, políticas de relacionamiento con accionistas, inversionistas, clientes, proveedores, entre muchas otras);
b) Otros estándares o regulaciones como las emitidas por asociaciones de empresas, por ejemplo; e incluso,
c) Obligaciones contractuales.
Esta amplitud en el alcance del Cumplimiento encuentra sustento, cuando más allá de identificársele solo con el área penal (Compliance Penal) –sin caer en romanticismos- se le entiende y asume como parte de una filosofía en los negocios y como un método.
En efecto, las materias abarcadas por un sistema de gestión o política de ética y cumplimiento, evidenciarán (i) tanto la manera de pensar de quienes dirigen, controlan y gobiernan la organización o gobierno corporativo, respecto del trascendental tema de cumplir, no solo disposiciones legales –entre otras, las relacionadas con la responsabilidad penal de las personas jurídicas, base de los programas o políticas de cumplimiento o modelos de prevención de delitos en algunas legislaciones- sino también las propias políticas internas, los estándares aplicables a la actividad de la empresa e incluso, las obligaciones contractuales con terceros; (ii) como el modo de obrar o de proceder de aquellos, para alcanzar objetivos relacionados con estas materias.
¿Quién o quiénes?
Por otro lado, aunque el término corporativo pareciera colocar el Cumplimiento en hombros de las corporaciones, organizaciones o empresas, grandes, medianas o pequeñas, públicas o privadas, quienes verdaderamente deciden si cumplir o no, son sus accionistas, los miembros de sus Directorios o administradores y sus altos ejecutivos, que son las individualidades humanas que al final, en conjunto, dirigen, controlan y gobiernan a esas personas jurídicas.
Por ello, la adopción e implementación de tales sistemas o políticas y gran parte de su eficacia, van a depender fundamentalmente del Buen carácter ético de los mencionados, es decir, del hecho de que éstos hayan asumido el cumplimiento de la ley, de sus propias políticas, de los estándares aplicables a la actividad de la empresa e incluso de las obligaciones contractuales con terceros, como un hábito al punto de poder identificarse en ellos, tal proceder como una virtud.
Tal carácter será el indicio para dar por seguro, que los integrantes del Gobierno Corporativo de la empresa, (a) no solo asumirán con muy buenas ganas, el liderazgo, el compromiso, los roles y responsabilidades en materia de ética y cumplimiento, (b) sino también, que dejarán sentado una serie de valores, preceptos o principios –que deberían coincidir con los propios- y que a partir de estos o con base en ellos, emitirán una serie de políticas que comunicarán a sus subordinados y resto del capital humano y partes interesadas de la corporación, todo lo cual en conjunto referirá al llamado “Tone of The Top” o filosofía o modo de proceder de quienes controlan, dirigen y gobierna la organización, respecto de la cultura ética de la empresa y el cumplimiento.
Sin embargo, es necesario advertir, que poco eficiente será cualquier código de conducta o ética, sistema, programa o política de ética y cumplimiento, si quienes controlan, dirigen y gobiernan la corporación, no comienzan modelando al resto del personal con su ejemplo; creando y promoviendo así, una conciencia ética colectiva de la organización y el cumplimiento.
¿Cómo?
Parafraseando la definición del término cumplir que otorga el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia, se puede decir, que el cumplimiento refiere a llevar a efecto o hacer, aquello que se debe o a lo que se está obligado, por la ley –insisto, siempre en sentido amplio- las políticas propias, los estándares y las obligaciones contractuales.
La cuestión es que, el Cumplimiento Corporativo va más allá de esa visión simplista y ciertamente se ocupa:
a) De establecer procesos y procedimientos de cumplimiento o actividades relacionadas y las formas específicas de llevarlas a cabo, para cumplir, es decir, para llevar a efecto o hacer aquello que se debe o lo que se está obligado; o como sucede en el campo del cumplimiento penal, para que no se incurra en acciones u omisiones constitutivas de delitos que puedan engendrar responsabilidad penal no solo para sus partícipes sino también, independientemente de aquella, para la organización.
b) De identificar, analizar y evaluar los riesgos de incumplimientos y de establecer las actividades de control o acciones que aseguren que los procesos y procedimientos de cumplimiento, sean llevados a cabo exactamente como fueron establecidos y logren sus objetivos.
c) De establecer las acciones para, enfrentar crisis de incumplimiento, cuando se materialice tal riesgo, a los fines de prevenir y reducir sus consecuencias; y para, de cara a la crisis, optimizar y corregir el sistema de gestión o la política de cumplimiento.
d) De integrar a los procesos y procedimientos de negocio de la organización, los procesos y procedimiento de cumplimiento y las actividades de control; de evaluar continuamente la eficacia de estas acciones y de demostrar el cumplimiento, ante terceros.
Las actividades de control tienen como finalidad, básicamente:
(i) Prevenir el riesgo de incumplimiento, lo que supone, por una parte, la evaluación, identificación y análisis de aquellas conductas, comportamiento, acciones u omisiones, constitutivas de quebrantamientos; las probabilidades de que ocurran y el impacto o consecuencias que para la empresa podría conllevar, infringir lo debido o a lo que se está obligado; y por la otra, el prepararse y disponer con anticipación, de recursos humanos y materiales para responder ante tal ocurrencia, bien sea evitando en forma absoluta que ocurran; bien sea reduciendo las probabilidades de ello.
(ii) Detectar el incumplimiento, para reducir o mitigar en lo que sea posible, su impacto y/o consecuencias e incluso hacer frente a las crisis que de ello podrían producirse afectando los objetivos y/o estrategias de la empresa.
Atienden a estas finalidades, entre otras actividades de control:
– La diligencia debida respecto de aquellos procesos o actividades de negocio, de la empresa, en cuyo desarrollo podría incurrirse en incumplimientos;
– La adopción de controles financieros y NO financieros;
– La aplicación extensiva de las políticas en ética y cumplimiento de la empresa, a terceras partes de cualquier forma vinculadas con aquella (c.p.ej., filiales o subsidiarias, proveedores, sub contratistas, asesores externos, entre otros);
– La formulación de términos, condiciones y/o estipulaciones contractuales con miras resguardar la ética y el cumplimiento en las relaciones de la organización;
– El establecimiento de líneas ética o canales de denuncia que permitan que personas relacionadas de cualquier forma con la organización e incluso terceras personas extrañas a aquella, en forma anónima y confidencial y sin amenaza o posibilidad alguna de represalias, puedan poner en conocimiento a la empresa, de eventos de incumplimiento ético y legal; dando lugar a la investigación de pistas o denuncias;
– La adopción de una política de incentivos pero también de sanciones disciplinarias, relacionadas con el proceder en materia de ética y cumplimiento, las últimas, con base a un proceso y procedimiento previamente establecido, estrictamente apegado a la ley;
Todos estos procesos, procedimientos y actividades de control junto con otros elementos de apoyo, se documentarán en un conjunto de reglas o normas sobre ética y cumplimiento (ordenamiento normativo interno), que relacionadas entre sí, permitirán asumir las responsabilidades para administrar, organizar y hacer funcionar desde simples políticas de cumplimiento hasta complejos sistemas de gestión y alcanzar los objetivos antes referidos.
Pero el cumplimiento no se concreta a solo procesos, también será necesario:
– Que los responsables del Gobierno Corporativo, asumiendo su liderazgo, se ocupe de desarrollar el “Tone of The Top” y una cultura de ética y cumplimiento y disponga de los recursos para financiar la estructura de ética y cumplimiento;
– Que la empresa cuente con un equipo de profesionales idóneos para que asuman funciones en materia de ética y cumplimiento, o en caso de su exteriorización o outsourcing, que se trate de una empresa con reconocida competencia y prestigio en el área;
– Que se comunique e involucre a todo el capital humano e incluso terceras partes de cualquier manera vinculadas o relacionadas con la corporación, en la gestión ética y de cumplimiento, haciendo públicamente disponibles y accesibles, las políticas en estas materias; motivando el cumplimiento de éstas pero haciendo públicas también, con las reservas debidas, las sanciones que se impongan en los casos de incumplimiento.
– Que se verifiquen los antecedentes personales, profesionales y laborales de todas aquellas personas y terceras partes que intervengan de cualquier forma en procesos y procedimientos de negocio potencialmente expuestos a incumplimientos;
– Que se entrene o capacite y evalúe a todo el capital humano e incluso, terceras partes, sobre las políticas de la empresa en materia de ética y cumplimiento.
– Que se audite, supervise, se someta a prueba, vigile y se produzcan reportes sobre el sistema de gestión o la política de ética y cumplimiento y que tales herramientas sean periódica o excepcionalmente evaluadas y actualizadas.
