La pandemia de COVID-19 ha causado y continuará causando graves tensiones económicas tanto a las grandes como a las pequeñas empresas en Estados Unidos, en el futuro próximo. Los fabricantes se han visto obligados a cerrar temporalmente las plantas, las tiendas se han cerrado y la demanda de los consumidores ha disminuido. Las empresas con marcas conocidas han solicitado protección por bancarrota. Es la tormenta perfecta de incertidumbre para todos. No hace falta decir que las empresas están experimentando un estrés financiero significativo y la reducción de costos ha comenzado y será profunda. Con los centros de beneficio haciendo recortes significativos, los centros de costos, como el cumplimiento, sin duda estarán en riesgo y probablemente tendrán menos recursos hasta que la economía se recupere. Así lo reseña Julie Myers Wood para la revista Forbes.
Covid-19, Responsabilidad Social y Programas de Cumplimiento ampliados
¿Qué significa esto para los departamentos de cumplimiento de las empresas que están luchando? Significa que deberán tomar decisiones basadas en el riesgo sobre cómo asignar recursos limitados. No habrá elección. Las tecnologías o revisiones de cumplimiento “agradables de tener” pueden olvidarse por ahora. Los recursos deberán cambiar para enfocarse en áreas de alto riesgo.
Alivio Regulatorio Temporal
Los reguladores han reconocido, por el momento, que el mundo ha cambiado significativamente. La primera prioridad de una empresa será sobrevivir a la crisis. De hecho, varios reguladores han ofrecido un alivio regulatorio temporal en ciertas obligaciones de cumplimiento debido a la pandemia. Por ejemplo, tanto la Red de Ejecución de Delitos Financieros (FinCEN) como la Oficina del Contralor de la Moneda (OCC) han indicado que aceptarán “demoras razonables” en el momento de presentar ciertos informes debido a los desafíos causados por la pandemia. Pero lo que es más importante, estas agencias, en reconocimiento de la angustia causada por la crisis, han alentado a las empresas a buscar enfoques innovadores para cumplir con sus obligaciones de cumplimiento.
De manera similar, la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) reconoció en una guía reciente que la pandemia puede estar causando desafíos técnicos y de recursos y, como resultado, las empresas pueden necesitar reasignar recursos temporalmente usando un enfoque basado en el riesgo para el cumplimiento de las sanciones. Estos pronunciamientos deberían proporcionar consuelo a las empresas que están adoptando un enfoque de cumplimiento basado en el riesgo durante estos tiempos inciertos.
Recapitulando en materia de “Cumplimiento Corporativo” (Primera parte)
Se puede encontrar apoyo adicional para este enfoque en la guía del Departamento de Justicia (DOJ) de abril de 2019 sobre programas de cumplimiento corporativo. La orientación tiene como objetivo ayudar a los fiscales a determinar si el programa de cumplimiento de una empresa fue efectivo como parte de una decisión de cobro. La guía sugiere que las compañías serán consideradas desfavorablemente si “dedican una cantidad desproporcionada de tiempo a vigilar las áreas de bajo riesgo en lugar de las áreas de alto riesgo”.
Las empresas deberán ser ágiles para identificar riesgos altos
Cuando se trata de limitaciones presupuestarias y recursos de cumplimiento limitados, la flexibilidad y la creatividad son clave. Los líderes superiores de la organización (incluido el cumplimiento) deberán evaluar rigurosamente el riesgo en un programa y realizar una investigación cuidadosa para identificar las obligaciones básicas de cumplimiento del riesgo. Esto requerirá una revisión histórica de los procedimientos y controles internos para identificar actividades pasadas de mala conducta u otros problemas para determinar dónde residen los mayores riesgos. También deben considerarse los riesgos externos de la industria, como las acciones de ejecución contra los competidores. Esta revisión también debería ayudar a identificar áreas de bajo riesgo donde ha habido pocos incidentes de comportamiento problemático.
Como parte de la evaluación de riesgos, las empresas deberán determinar si surgieron nuevos riesgos inmediatos significativos debido a la pandemia. Por ejemplo, las empresas que reciben fondos a través de la Ley CARES deberán conocer los requisitos de la Ley y desarrollar procedimientos y capacitación sobre el seguimiento y el uso de los ingresos del préstamo para garantizar que se cumplan los criterios del programa de préstamos. Otro riesgo emergente puede existir en el departamento de marketing y ventas de una empresa. Quizás esto se deba a las presiones de generar negocios. El cumplimiento puede necesitar monitorear esta área más de cerca por posibles abusos de prácticas de ventas.
Recapitulando en materia de “Cumplimiento Corporativo” (Segunda parte)
El DOJ, FinCEN y otros reguladores han estado advirtiendo sobre un aumento en los esquemas de fraude relacionados con la pandemia que involucran ofertas fraudulentas para vender máscaras respiratorias y otros dispositivos médicos, fraudes de inversión y esquemas de información privilegiada. Esto sugeriría que los bancos pueden necesitar, por ejemplo, prestar más atención a las obligaciones de cumplimiento de KYC y la debida diligencia del cliente para las nuevas cuentas que pueden estar participando en delitos.
La crisis puede haber causado que las empresas encuentren nuevos proveedores de la cadena de suministro que no hayan sido examinados por completo debido a las presiones de tiempo. Esto aumenta el riesgo potencial de sanciones, fraude e incumplimiento de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA). Del mismo modo, la pandemia puede haber causado riesgos sustanciales para la seguridad de los empleados asociados con la reapertura de negocios. Este riesgo emergente probablemente requerirá el desarrollo de nuevas políticas y procedimientos que requerirán una estrecha supervisión por parte del cumplimiento y la alta gerencia.
Para mitigar los riesgos asociados con el enfoque de cumplimiento basado en el riesgo, las comunicaciones de la alta y media gerencia serán cruciales. Durante este período, cuando las áreas de bajo riesgo reciben menos escrutinio, el liderazgo deberá recordar periódicamente a los empleados la importancia de la ética y el cumplimiento para incorporar firmemente una cultura de cumplimiento. Este mensaje es importante y puede resultar invaluable si el gobierno decide investigar. También será fundamental que los departamentos de cumplimiento continúen revisando las quejas de los empleados y los denunciantes. El cumplimiento no puede permitirse pasar por alto las banderas rojas que se señalan directamente a la atención de la empresa. Esa es una receta para el desastre.
Programa de cumplimiento COVID-19: Sobreprecio de equipos médicos
El cumplimiento por sí solo no podrá realizar estos cambios. Tal cambio importante requerirá la aceptación y supervisión por parte de la alta dirección y la junta directiva. Además, para respaldar dicho cambio, la compañía debe mantener buenos registros para mostrar la consideración en su enfoque basado en el riesgo. Los reguladores a veces tienen poca memoria y las empresas necesitarán exhibir los fundamentos para trasladar recursos a áreas de alto riesgo. A medida que la pandemia disminuya y las empresas comiencen a regresar cada vez más a los negocios como de costumbre, los reguladores esperarán que los presupuestos de cumplimiento y los recursos sigan su ejemplo.
Sin embargo, por ahora, una empresa en dificultades realmente no tiene otra opción que centrarse en las áreas de mayor riesgo, aunque el cambio de atención de las áreas de menor riesgo puede parecer aterrador.
