Thomas Fox, editor colaborador del Blog FCPA y fundador del galardonado blog FCPA Compliance & Ethics, utiliza historias basadas en el personaje Sherlock Holmes para ilustrar lecciones o problemas de cumplimiento, en lo que denomina Semana de Sherlock Holmes.
La última publicación de esta versión más reciente de la serie publicada por el autor, para un Programa de Cumplimiento más Efectivo, fue inspirada en el relato de Sherlock Holmes: La aventura de la corona de Beryl. Esta es la historia del robo de una joya invaluable, robada de un armario. Alude al entonces Príncipe de Gales como el culpable. También demuestra el conocimiento de Holmes no solo del inframundo criminal de Londres, sino también de su propia cuenta bancaria.
El banquero de la ciudad, Alexander Holder, presta 50 000 £ a un cliente socialmente destacado, que deja una corona de berilo como garantía. No queriendo guardar las joyas preciosas en el banco, Holder se las lleva a casa. Esa noche lo despierta un ruido y al entrar a otra habitación, ve a su hijo Arthur sosteniendo la corona, tratando de doblarla. Faltan tres berilos de la corona y, en pánico, Holder va a ver a Holmes, quien toma el caso.
A pesar de que el caso contra Arthur parece desfavorable, Holmes no está convencido de que sea culpable. Evalúa varios factores, incluido Arthur que se niega a hacer una declaración, el hecho de que no es lo suficientemente fuerte como para romper la corona y la posibilidad de otras personas de interés. Holmes debe salvar el caso para evitar un escándalo nacional y para salvar el honor del Sr. Holder.
Holmes revisa los detalles del caso y la escena física, examinando las huellas en la nieve afuera. Resulta que la sobrina de Holder estaba ligada con el famoso criminal, Sir George Burnwell, aunque ella afirma no ser consciente de su naturaleza nefasta. Mary y Burnwell escapan a la justicia. Sin embargo, Holmes, una vez más, salva el día y recupera las joyas.
Todo esto comenzó con la simple prescripción de la falta de un armario seguro. No está claro en la historia corta si hubo protocolos escritos para lidiar con esta situación. Entona que la piedra angular de cualquier programa de cumplimiento de mejores prácticas son los protocolos escritos. Esto incluye un Código de conducta, políticas y procedimientos. Estos elementos han sido memorizados durante mucho tiempo en las Pautas de Sentencias de Estados Unidos; los comunicados de opinión del Departamento de Justicia (DOJ) con respecto a los programas de cumplimiento, la Guía FCPA 2012, las acciones de cumplimiento tanto del DOJ como de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC), la Guía 2019 y la Política de cumplimiento corporativo FCPA.
Hay tres niveles de estándares y controles, estándares y políticas y procedimientos del Código de conducta. Toda empresa debe tener un Código de conducta que exprese sus principios éticos. Pero un Código de conducta no es suficiente. El Código de conducta se implementa a través de sus políticas de cumplimiento. Se operacionaliza aún más a través de sus procedimientos de cumplimiento. El DOJ habló de su importancia en la Guía de 2019 cuando declaró: “Como cuestión de umbral, los fiscales deben examinar si la compañía tiene un código de conducta que establezca, entre otras cosas, el compromiso de la compañía con el pleno cumplimiento de las leyes federales relevantes que es accesible y aplicable a todos los empleados de la empresa “. Como corolario, los fiscales también deben evaluar si la compañía ha establecido políticas y procedimientos que incorporen la cultura de cumplimiento en sus operaciones cotidianas.
En la Guía de 2019, el Departamento de Justicia nos ha presentado varias preguntas que se pueden hacer sobre las políticas y procedimientos, y el Código de conducta. Por ejemplo, ¿cuál ha sido el proceso de la compañía para diseñar e implementar el Código de conducta y las políticas y procedimientos?. Otras preguntas incluyen, ¿quién ha estado involucrado en el diseño del Código de conducta y las políticas y procedimientos? ¿Se ha consultado a las unidades de negocios antes de implementarlas?. Otra área de investigación es si la compañía ha implementado políticas y procedimientos que señalaron la conducta ilegal.
Otro punto a considerar es si las funciones corporativas con propiedad sobre las políticas y procedimientos han sido responsables de su implementación y supervisión. Finalmente, ¿Son accesibles para los empleados? ¿Cómo está comunicando la compañía las políticas y procedimientos relevantes para los programas de cumplimiento de sobornos y anticorrupción, y cómo ha evaluado la compañía la utilidad de estos procedimientos de políticas y el Código de conducta?.
La Guía 2019 también proporciona algunos puntos excelentes para el profesional de cumplimiento en torno a las políticas y procedimientos de cumplimiento. Enumera cuatro áreas generales, con preguntas correspondientes.
Diseño : ¿Cuál es el proceso de la compañía para diseñar e implementar nuevas políticas y procedimientos? ¿Ha cambiado ese proceso con el tiempo? ¿Quién ha estado involucrado en el diseño de políticas y procedimientos? ¿Se han consultado las unidades de negocio antes de implementarlas?.
Integralidad : ¿Qué esfuerzos ha realizado la compañía para monitorear e implementar políticas y procedimientos que reflejen y aborden el espectro de riesgos que enfrenta, incluidos los cambios en el panorama legal y regulatorio?.
Accesibilidad : ¿cómo ha comunicado la empresa sus políticas y procedimientos a todos los empleados y terceros relevantes? Si la empresa tiene filiales extranjeras, ¿existen barreras lingüísticas u otras barreras para el acceso de los empleados extranjeros?.
Responsabilidad de la integración operativa : ¿Quién ha sido responsable de la integración de políticas y procedimientos? ¿Se han implementado de una manera que garantice la comprensión de las políticas por parte de los empleados? ¿De qué maneras específicas se refuerzan las políticas y procedimientos de cumplimiento a través de los sistemas de control interno de la compañía?.
